オフィス、WPS、USBの体制が気になるところ。

Question

失礼します。今期自治会役員をしていて、もうすぐ引き継ぎます。USBの持ち帰りを各担当が引き継いでいると言う状況ですが、ここで良い改善策がないかと思い、ご知恵をお借りしたく投稿いたしました。（発足からこの体制）総務⇒USBデータ持ち帰り会計⇒USBデータ持ち帰り私（会長）⇒ちょっとした資料WPSで作成⇒PDF⇒家でもしくはコンビニでコピー⇒回覧等総務さん、会計さんに確認できてないのですが、・エクセル・ワードデータを保持してるみたいですが、バージョンは私は知りません。（確認不足）ここでofficeをもっていないと、引継ぎできないのではと思いました。（私はWPSを買いましたが。）先日、総務さんにエクセルデータをメールで飛ばしてもらい、WPSで編集して、USBにおいてます。が、逆にWPSで作成したデータをオフィスの方は編集できるのかなっと思いました。例えばグーグルスプレッドシートでブラウザ上に保存して・・・ってUSBに保存できるんっすか？自治会でノートPC買った方がいいのでしょうかね（オフィス付き）

パーシモン1ｗ · Accepted Answer

皆さんが書かれたことと同じになりますが、会社と違い、個人の使用機器の状況に左右されてしまいますので、統一できる環境を考えた方が良いと思います。閲覧に印刷したものを回覧するという方法はそのままとしても、それらファイルの編集方法やデータの管理方法についてです。USBメモリだけにデータ保管を頼るのは、かなり不安です。耐久性が高いわけでもなく、失ったり破損する可能性も十分あります。編集にGoogleドキュメント / スプレッドシート / スライド、保存にGoogleドライブ。オフラインや自分のPC上で作業をしたいのであれば、LibreOffice（無償）の使用。データ保存に、Googleドライブ、Dropbox、OneDriveなど。また、複数の人で使うことから、誤ってデータを消してしまった。ログインPWなど忘れたなども考慮して、担当各自がUSBメモリなどに複製をもっておくのが良いと思います。担当者しか閲覧してはいけない、というなら別ですが、役員で共有しても問題ないであればこのような形でも良いかと。（担当者しかというなら、担当ごとアカウントとれば、済むことですが）また、会社のように特定の場所が存在せず、1年2年と短期間で引き継ぎが必要になるならクラウドで共有化は便利です。データ引き継ぎは、ログイン方法を伝えれば良いだけですので、その引き継ぎのタイミングで、新メンバーにログインPWを変更してもらえば、現担当者しか使用できなくなります。各無償プランGoogleドライブ：15GB、最大100名までDropbox：2GB～、同時デバイス3台までOneDrive：5GB、同時50台程度まで（詳細不明）このくらいの容量があれば、概ね収まると思います。写真など容量が多く必要となれば、無料オンラインストレージを、別途登録しても良いかと。また、GoogleやMicrosoftアカウントであれば、メールもWeb上から送れますので、ちょっと送信くらいなら、それで対応も可能です。こういうことに、アレルギー反応を出さないのであれば、有効な方法です。

naranoocchan · Accepted Answer

koutontonさんへ＞自治会でソフトを統一するのは難しいのでしょうかね。自治会でソフトを統一するのは難しいと思います。自治会で使うソフトは、あくまでＵＳＢに保存している”microsoft office ”だけです。逆に言えば、ＵＳＢに保存する時以外は何をどう使おうが各役員の勝手だと思います。一度、今期自治会をスムーズに行うための提案として、役員会で相談してみてはどうでしょう！

Chubou · Accepted Answer

無料の Web版 Microsoft Office でも良いかも。Microsoft の Office だから、ソフトの統一とか互換性とかの心配は有りません。Microsoft Office Online 戸田覚氏の紹介動画https://www.youtube.com/watch?v=LuqNTgrOIwYOffice Online にアカウントを登録して使うhttps://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/free-office-online-for-the-webデスクトップ版 Office のサブセット（機能縮小版）で、マクロは使えない。ファイルは基本的に Microsoft OneDrive に保存して使う。（ファイルを OneDrive にアップロード、OneDrive からダウンロードもできる。）無料の OneDriveストレージ容量は 5GB まで（動画の説明の 1GB というのは間違い）。

モモくっきい · Answer

WPSを使うのであれば、LibreOfficeを考えてもいいと思いますが‥‥？MSオフィスファイルを読み込んだ時に生ずるMSオフィスとの差異も最近のバージョンではほぼなくなってきています。保存ファイル形式を徐々にMSオフィス形式からオープンドキュメント形式にしながら保存していけば、将来どのようなオフィスソフトが台頭してきても悔しい思いをしなくて済むと思います。MSオフィスは当初オープンドキュメントの対応が不充分でしたが、これは自身のソフトへの誘導という側面があったと思われ、今はその懸念はほぼないレベルになっています。今ちょっとWPSについて調べてみましたが、無料のLibreOfficeではできるPDFファイルの編集が、閲覧だけみたいですね。LibreOfficeを常用している身からすれば、WPSは譬え100円でも購入する理由はありません。

papic0 · Answer

＞koutontonさん>例えばグーグルスプレッドシートでブラウザ上に保存して・・・ってUSBに保存できるんっすか？できます。しかし、スレ主さんの自治会には、Microsoft  Office ユーザもいるようですから、Google Spreadsheets からUSBメモリにダウンロードする際に、Excel形式でダウンロードすると良いと思います。

naranoocchan · Answer

koutontonさんへ自治会の体制はよく分かりませんが、総務・会計（個別に引継ぎ）に資料等を印刷してもらい、それを自治会の会合、回覧等で意見・添削して、最後に総務・会計に修正してもらえば良いと思います。自治会を良くしたいのはわかりますが、会長がすべてをかかえるのはしんどいと思います。先ずは、最初の今期自治会会合で役員に意見を伺ってからですね。

Chubou · Answer

＞koutontonさん> そのUSBをデスクトップPC（office2007）に挿しても開けなかったのでWPS で作ったファイルを WPS がインストールされていない PC で開くには、WPS 独自のファイル形式で保存するのではなく、標準的な Microsoft Office で読める形式で保存しなければいけません。・ WPS 独自のファイル形式WPS Writer (.wps .wpt)WPS Spreadsheets (.et .ett)WPS Presentation (.dps .dpt)・ 標準的な Microsoft Office のファイル形式Microsoft Word (.doc 又は .docx)Microsoft Excel (.xls 又は .xlsx)Microsoft PowerPoint (.ppt 又は .pptx)つまり、WPS は WPS 独自のファイル形式と標準的な Microsoft Office のファイル形式を読み書きできるが、Microsoft Office は Microsoft Office のファイル形式しか読み書きできません。従って、ファイルを Microsoft Office で開くためには、WPS 側で保存する際に、WPS のファイル形式ではなく Microsoft Office の形式で保存してやらなければなりません。ファイルを他の人と遣り取りする際も、相手が WPS ではなく Microsoft Office で開く可能性がある場合は、Microsoft Office の形式で保存して、そのファイルを相手に送付する必要があります。ファイル形式は、ファイルを保存する際に指定できると思います。試しに、WPS Spreadsheets のファイルを、Excel 形式 (.xls 又は .xlsx) で保存して Office 2007 がインストールされた PC で開いてみて下さい。

パーシモン1ｗ · Answer

＞この「ログインパスワードの変更」は簡単ですか？Googleパスワードを変更または再設定するhttps://support.google.com/accounts/answer/41078?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=jaDropboxDropbox パスワードの変更またはリセットhttps://help.dropbox.com/ja-jp/accounts-billing/settings-sign-in/password-resetMicrosoftMicrosoft アカウントのパスワードを変更するhttps://support.microsoft.com/ja-jp/account-billing/microsoft-%E3%82%A2%E3%82%AB%E3%82%A6%E3%83%B3%E3%83%88%E3%81%AE%E3%83%91%E3%82%B9%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%83%89%E3%82%92%E5%A4%89%E6%9B%B4%E3%81%99%E3%82%8B-fdde885b-86da-2965-69fd-4871309ef1f1＞あっ、そうか、集会所の名前にしたら変更しないで済む(^-^;アカウント名は、集会所や自治会名にすれば問題ありません。変更はパスワードです。価格.comに登録時も、アカウント(ID)とパスワードで作成しましたよね。アカウントは、そのままで、パスワードを変える（更新する）という形です。

けーるきーる · Answer

＞WPSで作成したデータをオフィスの方は編集できるのかなっと思いました。一方向の互換ソフトってのはそうそうないと思うが。

あずたろう · Answer

まず互換性のことですが、すべてということでなくエクセル -　Spread Sheet Microsofなら、
Microsof Office 2013辺りまででVBasicの無いものだけです。
まぁ自治会管理で表計算Basicまで導入してるとは思えませんが。

Office最新の2019はほぼ無理と思ってください。私もWPS使ってます。
2016でも読み込ませて罫線出鱈目になったこともありました。
相手方のバージョンが分かればよいと思いますが。

Word　-　Writerのほうは、変換したことないので分かりません。

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